E-Rechnungspflicht: Was Freiberufler wissen müssen
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Freiberufler?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass eine elektronische Verarbeitung möglich ist. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) entsprechen diesen Anforderungen.
Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die verpflichtende Nutzung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) für steuerbare und steuerpflichtige Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B) in Kraft.
E-Rechnungspflicht: Wichtige Fristen
Die FAQ-Seite des Bundesfinanzministeriums bietet detaillierte Informationen zum Konzept der E-Rechnung und zu den technischen Anforderungen. Sehen Sie hier nach.
Ab 1. Januar 2025
– Verpflichtende Nutzung für steuerbare und steuerpflichtige Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B).
– Papierrechnungen oder unstrukturierte Formate (z. B. PDF) sind weiterhin zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.
Ab 1. Januar 2027
– Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
– Kleinere Unternehmen können bis Ende 2027 alternative Formate nutzen, sofern der Empfänger einverstanden ist.
Ab 1. Januar 2028
– Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen E-Rechnungen ausstellen, unabhängig vom Umsatz.
Empfang von E-Rechnungen
– Bereits ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Für weitere Details zu den Übergangsfristen und den damit verbundenen Regelungen klicken Sie hier.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Einige Rechnungen sind von der Verpflichtung ausgenommen, darunter zählen beispielsweise:
- Kleinbetragsrechnungen (bis zu 250 Euro brutto)
- Fahrausweise
- Leistungen von Kleinunternehmern (§ 19 UStG)
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. Vereine)
Welche Formate sind erlaubt?
Die folgenden Formate sind besonders relevant für die E-Rechnungsstellung:
- ZUGFeRD: Hybridlösung mit maschinenlesbaren Daten und PDF-Version.
- XRechnung: Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
- PEPPOL: Europäisches Netzwerk für sicheren Datenaustausch.
Wie können Freiberufler E-Rechnungen erstellen?
Freiberufler haben verschiedene Möglichkeiten zur Erstellung von E-Rechnungen:
- Buchhaltungssoftware: Tools wie Datev, Sage, Lexoffice, SevDesk oder Debitoor.
- Online-Plattformen: Anbieter wie eRechnung24 oder Billomat.
- Manuelle Erstellung: Für technisch versierte Nutzer mit Tools wie XInvoice.
Worauf sollten Freiberufler achten?
– Formatwahl: Klären Sie, welches Format Ihr Auftraggeber akzeptiert.
– Technische Umsetzung: Die genutzte Software sollte den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
– Rechtskonformität: Pflichtangaben wie Steuernummer und Rechnungsdatum beachten.
– Archivierung: E-Rechnungen revisionssicher für 10 Jahre speichern.
Vorteile der E-Rechnung für Freiberufler
Freiberufler profitieren von zahlreichen Vorteilen:
- Zeiteinsparung: Automatisierte Prozesse beschleunigen den Ablauf.
- Kostensenkung: Keine Papier-, Druck- und Portokosten.
- Sicherheit: Elektronische Übermittlung reduziert Fehler und Verluste.
- Zukunftssicherheit: Frühzeitige Anpassung an digitale Prozesse erhöht die Wettbewerbsfähigkeit.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht bietet Freiberuflern die Möglichkeit, ihre Buchhaltung zu digitalisieren und dadurch ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Darüber hinaus ermöglicht eine frühzeitige Anpassung an die gesetzlichen Vorgaben nicht nur eine reibungslose Umstellung, sondern führt auch zu zahlreichen Vorteilen wie Kostenreduktion und einer optimierten Arbeitsweise. Zudem kann durch die Umstellung auf E-Rechnungen die Wettbewerbsfähigkeit langfristig gestärkt werden.
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